Cumplimiento de protección de datos
Protección de datos y firmas electrónicas
Las firmas electrónicas tratan datos personales. Esto es lo que deben saber las empresas sobre el cumplimiento de protección de datos al firmar documentos de forma digital.
Por qué las firmas electrónicas son una cuestión de protección de datos
Cada vez que se envía un documento para firma electrónica, se tratan datos personales. Esto incluye el nombre del firmante, su correo electrónico, su dirección IP y la marca de tiempo, todos ellos datos personales según la normativa de protección de datos. Como responsable del tratamiento, la empresa que envía el documento debe garantizar que estos datos se tratan de forma lícita, transparente y segura. La plataforma que use se convierte en un encargado del tratamiento que actúa en su nombre, y debe tener un Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) vigente con ella.
Base jurídica para tratar datos de firma
Según la normativa de protección de datos, debe disponer de una base jurídica válida para tratar los datos personales implicados en los flujos de firma electrónica. Las bases más aplicables son:
- Ejecución del contrato: el tratamiento es necesario para celebrar o ejecutar un contrato con el firmante — la base más común para los contratos de empleo, acuerdos de servicios y compromisos con clientes.
- Obligación legal: cuando la firma es necesaria para cumplir un requisito legal, como una declaración de seguridad en el trabajo o una autorización ante la autoridad fiscal.
- Intereses legítimos: puede aplicarse en algunos contextos comerciales, pero requiere una evaluación de intereses legítimos.
Acuerdos de tratamiento de datos con su proveedor de firma electrónica
Dado que su plataforma de firma electrónica trata datos personales en su nombre, la normativa de protección de datos exige que tenga un Acuerdo de Tratamiento de Datos por escrito. Este DPA debe especificar:
- El objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento
- El tipo de datos personales y las categorías de interesados
- Las obligaciones y los derechos del responsable
- Los acuerdos con subencargados (p. ej., el proveedor de infraestructura en la nube)
- Los procedimientos de supresión o devolución de datos tras la finalización del contrato
Transferencias internacionales de datos y proveedores con sede en EE. UU.
Muchas plataformas de firma electrónica — incluidas DocuSign, Adobe Sign, SignNow y Dropbox Sign — almacenan datos en infraestructura con sede en EE. UU. Según la normativa de protección de datos, transferir datos personales a EE. UU. requiere garantías adecuadas (como cláusulas contractuales tipo). Aunque estas garantías están disponibles, añaden documentación de cumplimiento y obligaciones de seguimiento continuo. Las empresas que eligen una plataforma de firma electrónica con alojamiento seguro como VedaSign evitan las preocupaciones de transferencia internacional.
VedaSign y el cumplimiento de protección de datos
VedaSign utiliza alojamiento seguro en la nube de nivel empresarial con cifrado de nivel bancario. VedaSign proporciona un Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) estándar, disponible previa solicitud en soporte@vedasign.lat.
- Alojamiento seguro en la nube con cifrado de nivel bancario: sin preocupaciones de transferencia internacional
- Acuerdo de Tratamiento de Datos proporcionado estándar
- Subencargados documentados y disponibles previa solicitud
- Registros de auditoría almacenados de forma segura con controles de acceso
- Supresión de datos al cancelar la cuenta conforme a nuestro DPA
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Inicie su prueba gratuita de 14 díasPreguntas frecuentes
¿Usar una plataforma de firma electrónica requiere un Acuerdo de Tratamiento de Datos?
Sí. Según la normativa de protección de datos, debe tener un Acuerdo de Tratamiento de Datos por escrito con cualquier proveedor de servicios que trate datos personales en su nombre, incluidas las plataformas de firma electrónica. VedaSign proporciona un DPA estándar.
¿Por qué importa si mi plataforma de firma electrónica almacena los datos de forma segura?
La normativa de protección de datos exige que los datos personales estén protegidos con medidas de seguridad adecuadas. Usar una plataforma con alojamiento seguro en la nube y cifrado de nivel bancario como VedaSign simplifica su documentación de cumplimiento y reduce el riesgo.
¿Qué datos personales trata una plataforma de firma electrónica?
Normalmente: nombres de los firmantes, correos electrónicos, direcciones IP, marcas de tiempo y el contenido de cualquier documento firmado. Todo ello constituye datos personales según la normativa de protección de datos y debe tratarse de forma lícita.
¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos firmados?
Los períodos de conservación dependen de su jurisdicción y del tipo de documento. Los contratos comerciales suelen conservarse durante el período de prescripción aplicable. Consulte a un asesor legal local para obtener orientación específica.
¿VedaSign cumple la normativa de protección de datos?
Sí. VedaSign usa alojamiento seguro en la nube, proporciona un Acuerdo de Tratamiento de Datos estándar, documenta los subencargados y ha diseñado su plataforma teniendo en cuenta los requisitos de protección de datos.