Registros de auditoría
Registros de auditoría de firmas electrónicas — Qué son y por qué importan
Un registro de auditoría es la cadena de evidencia que demuestra quién firmó un documento, cuándo y que no se ha alterado desde entonces.
¿Qué es un registro de auditoría de firma electrónica?
Un registro de auditoría de firma electrónica es un registro detallado de cada acción realizada durante el proceso de firma del documento. Recoge evidencia de la identidad del firmante, el método usado para firmar, la fecha y hora exactas de la firma y la integridad del documento, lo que proporciona prueba de que el documento no se ha alterado tras la firma. En disputas legales o investigaciones normativas, el registro de auditoría es la evidencia principal de que una firma la realizó la persona declarada, con su conocimiento y consentimiento, y de que el documento no ha sido manipulado.
Qué debe contener un registro de auditoría estándar
Para que una firma electrónica sea admisible y legalmente defendible, su registro de auditoría debe capturar como mínimo la siguiente información:
- Nombre completo y correo electrónico del firmante
- Dirección IP del dispositivo usado para firmar
- Fecha y hora de la firma (con zona horaria)
- Información del navegador y el dispositivo (agente de usuario)
- Hash del documento antes y después de la firma, para demostrar que no hubo modificación
- Identificador único del documento y referencia de transacción
- Método de firma (dibujada, escrita, por clic)
- Marca de tiempo de entrega por correo: confirma que el firmante recibió el documento
- Marca de tiempo de visualización: confirma que el firmante abrió y vio el documento antes de firmar
Los registros de auditoría y los procesos legales
Según la legislación probatoria aplicable, la evidencia electrónica es generalmente admisible en procesos legales. Para que una firma electrónica tenga pleno valor como evidencia, la parte que se apoye en ella debe poder demostrar que la firma la realizó el firmante declarado y que el documento no se ha alterado desde la firma. Los tribunales examinarán la totalidad de la evidencia, incluidos los registros de auditoría, al evaluar la validez y el peso de una firma electrónica.
Prueba de manipulación e integridad del documento
VedaSign usa hashing criptográfico para crear una huella digital única de cada documento en el momento de la firma. Si el documento se modifica tras la firma, incluso un único carácter, el hash ya no coincidirá, revelando de inmediato la manipulación. El PDF firmado contiene un certificado de finalización incrustado con el registro de auditoría, lo que significa que la evidencia viaja con el documento.
Conservación del registro de auditoría y protección de datos
Los registros de auditoría contienen datos personales y deben conservarse conforme al principio de limitación del plazo de almacenamiento de la normativa de protección de datos. La buena práctica es alinear la conservación del registro de auditoría con el período de conservación del documento subyacente.
- Conserve los registros de auditoría durante el mismo período que el documento subyacente
- Incluya la conservación del registro de auditoría en su calendario de conservación de datos
- Asegúrese de que su DPA con su proveedor de firma electrónica cubre los datos del registro de auditoría
- Exporte y archive los documentos finalizados con los registros de auditoría incrustados
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¿Qué incluye el registro de auditoría de VedaSign?
El registro de auditoría de VedaSign incluye el nombre del firmante, su correo electrónico, su dirección IP, la marca de tiempo, la información del navegador, el hash del documento, la confirmación de entrega y la confirmación de visualización, todo incrustado en el PDF firmado finalizado.
¿Una firma electrónica sin registro de auditoría es legalmente válida?
Una firma electrónica sin registro de auditoría puede ser técnicamente válida, pero es mucho más difícil de defender en una disputa. Un registro de auditoría proporciona la cadena probatoria necesaria para demostrar quién firmó, cuándo y que el documento no se alteró después.
¿Un registro de auditoría de VedaSign puede usarse como evidencia ante el tribunal?
Sí. El registro de auditoría de VedaSign está diseñado para cumplir los requisitos probatorios de los documentos electrónicos según la legislación probatoria aplicable. El registro de auditoría está incrustado en el PDF firmado, lo que lo hace portátil y verificable de forma independiente.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de auditoría de firmas electrónicas?
Para la mayoría de los contratos comerciales, la conservación debe alinearse con el período de prescripción aplicable en su jurisdicción. Los sectores regulados pueden tener requisitos más largos establecidos por su regulador.
¿VedaSign usa tecnología a prueba de manipulaciones?
Sí. VedaSign aplica hashing criptográfico a cada documento firmado. Cualquier modificación posterior a la firma romperá el hash, lo que hace que la manipulación sea detectable de inmediato.